Azərbaycan İlahiyyat İnstitutunun Kadrlar şöbəsi və dəftərxana struktur bölməsi (bundan sonra – şöbə) “Azərbaycan İlahiyyat İnstitutunun yaradılması haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2018-ci il 9 fevral tarixli 3654 nömrəli Sərəncamına əsasən yaradılmış Azərbaycan İlahiyyat İnstitutunun strukturunda fəaliyyət göstərən orqandır.
Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, Əmək Məcəlləsini, Azərbaycan Respublikasının qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərarlarını, şöbənin fəaliyyətinə aid təlimatları, Azərbaycan Respublikası Dini Qurumlarla İş üzrə Dövlət Komitəsinin (bundan sonra – DQİDK) və digər mərkəzi icra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi aktlarını, digər normativ hüquqi aktları, rektorun əmr və sərəncamlarını, İnstitutun Nizamnaməsini və bu Əsasnaməni rəhbər tutur.
Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri
- Dəftərxana işlərinin müvafiq təlimatlara uyğun aparılmasının təmin edilməsi;
- İnstitutda kargüzarlıq fəaliyyətinin vahid sistem üzrə təmin edilməsi;
- Sənədlərin İnstitutun struktur bölmələrindən vaxtında keçməsinə, icrasına və keyfiyyətli tərtib edilməsinə, rektorun təlimatlarının, göstərişlərinin, əmrlərinin vaxtında və düzgün struktur bölmələrinə çatdırılmasına nəzarət edilməsi;
- İnstitutda icra intizamının təhlil edilməsi;
- Daxil olan, göndərilən və İnstitutdaxili sənədlərlə işin düzgün və vaxtında təmin edilməsi;
- Cari arxivin (icra olunmuş) sənədlərinin sistemləşdirilməsi və saxlanılması;
- Sənəd dövriyyəsinin uçotu, sənədlərin arxivə təhvil verilməyə hazırlanması.
Şöbənin funksiyaları
- Səlahiyyətləri çərçivəsində dövlət sirri olan və ya yayılmasına məhdudiyyət qoyulan məlumatların, sənədlərin qorunmasını təmin edir.
- Kargüzarlıq işinə nəzarət edir.
- Rəhbərliyin imzası üçün təqdim olunan sənədlərin tərtibedilmə keyfiyyətinə baxır.
- Sənədlərin (daxil olan, göndərilən, İnstitutdaxili) qəbulunu, qeydiyyatını, uçotunu, saxlanılmasını, çatdırılmasını həyata keçirir (o cümlədən elektron sistem vasitələri ilə);
- Sənədlərdə olan məlumatlardan istifadə üçün müvafiq rejimi təmin edir.
Şöbənin strukturu